Malgré les avancées majeures des technologies de l’information, les ordinateurs (sur lesquels repose l’informatique moderne) ne peuvent pas encore prendre le relais de la gestion des entreprises. Cependant, les systèmes d’information d’entreprise ont transformé l’efficacité, la puissance et l’efficience de la gestion.
Dans un article précédent sur les logiciels de gestion d’entreprise, nous avons examiné les aspects superficiels de la façon dont les systèmes d’information de gestion modernes aident les entreprises. Nous avons vu comment les ordinateurs accélèrent et améliorent la qualité des opérations. Nous avons également mentionné l’existence de grandes catégories de logiciels d’entreprise – suites bureautiques, logiciels fonctionnels comme la comptabilité et l’inventaire, et logiciels industriels comme les logiciels de gestion de vente au détail. Dans cet article, nous visons à jeter un regard plus analytique sur le rôle des systèmes de gestion de l’information.
Aide à la décision, analyse des problèmes et contrôle général
Les chefs d’entreprise doivent souvent prendre des décisions qui peuvent affecter la richesse de l’entreprise d’une manière ou d’une autre. Par exemple, une entreprise qui possède des points de vente ou des distributeurs répartis sur une vaste zone géographique peut souhaiter optimiser ses opérations logistiques pour livrer des marchandises à ses points de vente. La meilleure solution peut être influencée par une multitude de facteurs, y compris les modèles de demande, la disponibilité des marchandises, les distances impliquées et la possibilité d’utiliser des transporteurs externes (qui peuvent trouver des chargements en duplex et s’avérer être une option moins coûteuse sur de longues distances) plutôt que propres véhicules.
Bien qu’il soit possible d’utiliser manuellement des formules mathématiques complexes pour calculer la meilleure solution, les ordinateurs font de l’ensemble du processus une tâche routinière consistant à fournir certaines informations en entrée et à obtenir des suggestions pour les meilleures solutions en sortie. La tâche peut généralement être effectuée en quelques minutes (plutôt qu’en heures ou même en jours) et il devient possible d’examiner plusieurs alternatives avant de décider de ce qui semble le plus réaliste.
L’identification des problèmes et l’analyse des facteurs qui les causent ont également été transformées par les systèmes d’information informatiques modernes. Dans un environnement SIG typique, des rapports standard sont régulièrement générés pour comparer les performances réelles aux prévisions initiales. Le logiciel qui génère le rapport peut être chargé de mettre en évidence les exceptions, c’est-à-dire les différences significatives entre les estimations initiales et les performances réelles. Ainsi, sans avoir à collecter des données détaillées et à faire des calculs, les responsables pourront se rendre compte des zones problématiques dans le flux quotidien de leur travail simplement en consultant les rapports qu’ils reçoivent.
L’identification des facteurs responsables du problème peut également être routinière dans une certaine mesure à l’aide d’outils tels que l’analyse de la variance. Analyse des écarts, écarts par rapport aux estimations (ou aux normes), augmentation du prix des matériaux utilisés, utilisation excessive de matériaux, arrêt machine imprévu, etc. C’est un élément du système de coût standard qui sépare les facteurs de causalité tels que La raison va plus loin dans le facteur problématique, tout comme l’utilisation excessive de matériaux.
Le contrôle est également effectué par analyse de variance. Les budgets sont préparés pour toutes les activités commerciales par les responsables concernés travaillant de manière coordonnée. Par exemple, les volumes de ventes estimés détermineront les niveaux de production ; les niveaux de production détermineront les achats de matières premières ; et autres choses de ce genre. Avec une bonne gestion du système d’information, vous pouvez contrôler les ventes réelles, la production, les livraisons de matières premières, etc. il devient possible de générer des rapports opportuns qui se comparent aux niveaux prévus.
Les rapports aideront les gestionnaires à surveiller les travaux et à prendre rapidement des mesures correctives. Par exemple, le responsable de la production prendra conscience de la baisse des ventes (ou de l’augmentation des ventes) de certains produits et sera prêt à apporter des ajustements aux calendriers de production, et les responsables des achats et des stocks prendront rapidement conscience de l’augmentation des stocks de matériaux inutilisés. Ainsi, le SIG améliore la qualité de la communication partout et peut augmenter considérablement l’efficacité du contrôle des opérations.
Un SIG efficace implique que les humains et les ordinateurs travaillent ensemble
La chose la plus importante à retenir est que le SIG ne fournit que des informations ; Il est de la responsabilité des responsables concernés d’agir en fonction des informations. Ce qui alimente vraiment MIS, c’est la synergie entre un équipement efficace, précis et rapide et des personnes prudentes, intelligentes et avisées.