Les gestionnaires effectuent des activités ou des tâches spécifiques tout en coordonnant le travail des autres de manière efficace et efficiente. Au début du XXe siècle, un industriel français du nom d’Henri Fayol a proposé pour la première fois que tous les managers remplissent cinq fonctions : planifier, organiser, commander, coordonner et contrôler. Au milieu des années 1950, un manuel de gestion a utilisé pour la première fois les fonctions de planification, d’organisation, de dotation en personnel, de direction et de contrôle comme cadre. Aujourd’hui, la plupart des manuels de gestion continuent d’être organisés autour des fonctions de gestion, bien qu’ils se concentrent sur les quatre fonctions fondamentales et très importantes : planifier, organiser, diriger et contrôler. Décrivons brièvement en quoi consiste chacune de ces fonctions de gestion.
Si vous n’avez pas d’objectif précis en tête, vous pouvez emprunter n’importe quel chemin. Cependant, s’il y a un endroit où vous souhaitez particulièrement aller, vous devez planifier le meilleur moyen d’y arriver. Puisque les organisations existent pour atteindre une fin spécifique, il faut définir clairement cet objectif et les moyens pour y parvenir. La direction est cette personne. Les gestionnaires remplissent la fonction de planification, définissent les objectifs, créent des stratégies pour atteindre ces objectifs et élaborent des plans pour intégrer et coordonner les activités.
Les gestionnaires sont également chargés d’organiser le travail pour atteindre les objectifs de l’organisation. Nous appelons cette fonction édition. Au fur et à mesure que les gestionnaires s’organisent, ils déterminent quelles tâches seront effectuées, qui les fera, comment les tâches seront regroupées, qui rendra compte à qui et où les décisions seront prises.
Chaque organisation comprend des personnes, et le travail d’un manager consiste à travailler avec et à travers les personnes pour atteindre les objectifs de l’organisation. C’est la fonction principale. Les managers dirigent lorsqu’ils motivent leurs subordonnés, influencent des individus ou des équipes au travail, sélectionnent le canal de communication le plus efficace ou traitent les problèmes de comportement des employés de quelque manière que ce soit.
La fonction de gestion ultime est de contrôler. Une fois les objectifs fixés (planification), les plans formulés (planification), les dispositions structurelles déterminées (organisation) et les personnes embauchées et motivées (dirigées), une certaine évaluation doit être faite pour savoir si les choses se déroulent comme prévu. Les gestionnaires doivent surveiller et évaluer les performances pour s’assurer que le travail se déroule comme il se doit. Les performances réelles doivent être comparées aux objectifs prédéterminés. S’il y a des écarts significatifs, c’est au management de remettre les performances de l’entreprise sur les rails. Ce processus de surveillance, de comparaison et de correction est ce que nous entendons par la fonction de contrôle.