L’avènement d’Internet, l’évolution des demandes des clients, la pression pour accélérer les processus métier et la nécessité d’établir des relations plus collaboratives avec les principaux fournisseurs et partenaires commerciaux poussent les organisations vers une solution ERP. Alors, qu’est-ce qu’un ERP ?
La planification des ressources d’entreprise (ERP) est définie comme “un ensemble de systèmes d’information qui intègre les connaissances et les processus basés sur les connaissances au sein et entre les domaines fonctionnels d’une organisation”. [1].
Les applications autonomes traditionnelles ont été conçues pour des clients spécifiques avec des fonctionnalités limitées et isolées des autres applications. Au contraire, l’ERP est un outil commercial qui intègre toutes les applications dont une organisation a besoin dans son ensemble et connecte l’organisation à d’autres entreprises sous la forme d’un réseau. Il se compose généralement de plusieurs modules tels que le module financier, le module de distribution ou le module de production. Aujourd’hui, de nouvelles fonctions telles que la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des données produit, le commerce électronique et la gestion des entrepôts ont été ajoutées à l’ERP. Ainsi, l’ERP ouvre une fenêtre d’opportunité aux entreprises pour être compétitives à l’échelle mondiale, répondre aux pressions concurrentielles et augmenter leurs revenus.
Fonctionnalités ERP et opérations de base :
ERP, Production, Ventes et distribution, Fournisseurs, Clients, Inventaire, Comptabilité, Ressources humaines, Achats etc. Facilite un système d’information intégré à l’échelle de l’entreprise couvrant tous les domaines fonctionnels.
– L’ERP exécute des activités commerciales essentielles et améliore la satisfaction du service client.
– L’ERP facilite la circulation de l’information entre les différentes divisions ou départements de l’organisation.
– L’ERP comble le fossé entre les partenaires commerciaux en permettant une collaboration continue.
– L’ERP est une bonne solution pour une meilleure gestion de projet.
– L’ERP est conçu comme une architecture de système ouvert, c’est-à-dire le transfert électronique de fonds (TEF), l’échange de données informatisées (EDI), Internet, Intranet, la vidéoconférence, le commerce électronique, etc.
– L’ERP répond non seulement aux exigences actuelles de l’entreprise, mais offre également la possibilité d’améliorer et d’améliorer constamment les processus métier.
– L’ERP propose des outils d’intelligence d’affaires tels que les systèmes d’aide à la décision (DSS), le système d’information exécutif (EIS), le reporting, l’exploration de données et les systèmes d’alerte précoce (Robots) pour permettre aux gens de prendre de meilleures décisions et ainsi d’améliorer les processus métier.
– ERP suit une grande variété d’événements dans une organisation et fait des plans pour les activités futures basées sur ces événements.
Forces motrices de l’ERP :
1. La nécessité d’améliorer l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement.
2. La nécessité d’accroître l’accès des clients aux produits ou services.
3. La nécessité de réduire les coûts d’exploitation.
4. La nécessité de réagir plus rapidement et avec plus de souplesse à un marché en mutation.
Implémentation mondiale de l’ERP :
Historiquement, la plupart des entreprises internationales ont géré leurs systèmes sur une base régionale car il n’existe pas de solution unique acceptable à l’échelle mondiale.
Dans l’environnement commercial dynamique d’aujourd’hui, les organisations ont un fort besoin d’être compétitives à l’échelle mondiale. La clé du succès réside dans la satisfaction du client en comprenant ses besoins et en fournissant des biens et des services de qualité le plus rapidement possible. Pour soutenir une perspective globale, de nombreuses entreprises ont mis en place ou sont en train de mettre en place des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) pour améliorer le niveau de coordination entre les unités nationales de la même entreprise ainsi qu’avec les partenaires commerciaux. Cependant, pour atteindre ce niveau de coordination, il est important d’avoir une stratégie de marché globale, une infrastructure informatique et des processus métier communs.
Une analyse des projets ERP mondiaux passés met en évidence l’importance d’aligner la structure organisationnelle avec les processus métier et la stratégie commerciale avec la stratégie informatique afin d’être compétitif sur le marché international. « Threads » est un bon exemple d’une entreprise internationale qui remplace son ancien système par un ERP. ‘Threads’ avait une structure organisationnelle nationale fonctionnant sur une base nationale.
Pour acquérir une perspective globale, « Threads » a décidé qu’il était temps de changer, transformant l’entreprise d’une perspective géographique locale à une perspective géographique mondiale. Par conséquent, faire de l’Europe un marché unique pour ses activités commerciales et en même temps assurer sa compétitivité en mettant l’accent sur la qualité, le prix et le service à la clientèle. Structure organisationnelle prévue et support de l’ERP mondial, [2].
Technologies habilitantes : Les systèmes ERP traditionnels nécessitaient une infrastructure de technologie de l’information complexe et coûteuse, comme des ordinateurs centraux. Aujourd’hui, avec le développement des technologies de l’information et la diminution des coûts informatiques, il est devenu possible pour les PME d’envisager des systèmes ERP. De plus, la puissance de l’architecture Tri-Tier Client Server et la gestion évolutive des bases de données relationnelles ont facilité le déploiement des systèmes ERP sur plusieurs sites.
Mise en place d’ERP
La mise en place d’un projet ERP est un processus composé de plusieurs étapes. Ensuite, une approche étape par étape simplifiera le processus et est plus susceptible de donner un meilleur résultat. Les étapes normales impliquées dans la mise en œuvre d’un ERP sont les suivantes :
o Projection
o Analyse commerciale et opérationnelle, y compris l’analyse des lacunes
o Réingénierie des processus métiers
oInstallation et configuration
o Formation de l’équipe projet
o Cartographie des besoins métiers
oConfiguration des modules
Interfaces système
Conversion de données
o Documentation spéciale
o Formation des utilisateurs finaux
o Test d’acceptation
o Support post-implémentation/Audit
En bref, la mise en œuvre d’un ERP peut changer la façon dont une organisation fait des affaires. Il aide l’entreprise à connecter ses ressources, à les utiliser et à les allouer de la meilleure façon possible et à les contrôler en temps réel. Par exemple, dans le cas de “Threads”, le passage de Legacy à ERP a entraîné une réduction de la redondance des données dans l’entreprise, une réduction des frais généraux, une augmentation de la réactivité des clients et des niveaux de service client. Cela est facilité par la mise en œuvre d’un système ERP mondial commun dans l’ensemble de l’opération européenne.
Facteurs critiques pour le succès de l’ERP :
La mise en œuvre réussie d’un projet ERP nécessite une planification minutieuse de la part de la direction et la mise en place de toutes les ressources humaines et financières nécessaires. Vous trouverez ci-dessous une liste des principaux facteurs critiques pour le succès d’un ERP :
1- Appui à la haute direction :
L’un des facteurs les plus importants pour le succès du projet ERP est l’engagement et le soutien de la direction. Le rôle de la haute direction comprend le développement d’une compréhension des capacités et des limites du système proposé, la définition d’objectifs et la communication de la stratégie informatique de l’entreprise à tous les employés. [3].
2- Gestion de projet :
Un autre facteur clé du succès de l’ERP est de gérer le cycle de vie du projet, de son lancement à sa clôture. Le gestionnaire de projet (PM) a la responsabilité et l’autorité exclusives de planifier et de contrôler la portée du projet pour atteindre les résultats dans les délais et le budget donnés.
3- Sélection du forfait approprié :
Le choix du package approprié est une décision de gestion importante. L’analyse et l’évaluation des besoins et des processus de l’organisation aident à faire le bon choix qui convient le mieux à l’environnement de l’entreprise. Une sélection soigneuse du bon emballage entraîne une modification minimale et une application et une utilisation réussies. D’autre part, choisir le mauvais logiciel peut signifier un engagement envers une architecture et des pratiques qui ne correspondent pas à l’objectif stratégique ou au processus métier de l’entreprise. [3].
4- Formation et éducation des utilisateurs :
Une application de qualité peut être déraillée par des employés mal formés qui ne savent pas bien faire fonctionner le système ERP. Le transfert de connaissances aux employés est probablement plus important que la qualité du système. Par conséquent, les entreprises doivent faire appel à des consultants pour organiser des sessions de formation sur le fonctionnement du système et leur relation avec le processus métier.
5- Réingénierie des processus métier :
La réingénierie des processus d’entreprise est une condition préalable à la poursuite de la mise en œuvre du système ERP. Une étude approfondie du BPR doit être effectuée avant de démarrer l’ERP. La réingénierie des processus d’affaires révèle les lacunes du système actuel et cherche à maximiser l’efficacité par la restructuration et la réorganisation des départements et des départements de l’organisation ainsi que des ressources humaines.
6- Ressources Spéciales :
L’un des principaux facteurs critiques pour le succès de l’ERP est l’identification des ressources humaines et financières nécessaires à la mise en œuvre du système. Cela devrait être fait à un stade précoce du projet. Le fait de ne pas engager les ressources nécessaires entraîne souvent des retards dans les délais et les coûts.
7- Compétence de l’équipe projet :
Un autre élément important du succès ou de l’échec d’un ERP concerne les connaissances, les compétences, les capacités et l’expérience du chef de projet et des membres de l’équipe. L’équipe de projet doit travailler de manière coordonnée pour atteindre un seul objectif. Par conséquent, il est essentiel que les membres de l’équipe aient les compétences techniques et commerciales nécessaires pour mener à bien leur travail.
8- Buts et objectifs clairs :
Fixer des objectifs clairs et fixer des objectifs de projet ERP est le troisième facteur de succès le plus critique. La première phase de tout projet devrait commencer par la conceptualisation des objectifs et des moyens possibles de les atteindre. Il est important de définir les objectifs du projet avant de solliciter le soutien de la haute direction. [3].
9- Support vendeur continu :
Le soutien continu des fournisseurs représente un facteur important dans tout progiciel. Les systèmes ERP nécessitent une assistance continue du fournisseur pour les maintenir à jour avec les derniers modules et versions. En outre, le support fournisseur fournit une assistance technique et une maintenance.
10- Communication entre départements :
Une bonne communication est un élément essentiel au succès d’un ERP. C’est pourquoi une communication efficace entre les membres de l’équipe et le reste de l’organisation est essentielle pour que tout se passe bien.
Par conséquent, la mise en œuvre d’un ERP peut devenir un processus complexe et risqué s’il n’est pas géré correctement. Les organisations doivent identifier les problèmes critiques affectant le processus de mise en œuvre. Par exemple : choisir le progiciel approprié, obtenir l’engagement et le soutien de la haute direction, la coopération des partenaires commerciaux, avoir des connaissances suffisantes parmi les membres de l’équipe, former et informer les employés. Tous ces problèmes et bien d’autres peuvent minimiser l’échec du projet ERP et maximiser le succès de la mise en œuvre de l’ERP.
Les références:
[1] Kumar, K. et Van Hillegersberg, J. Expériences et évolution de l’ERP, Communication de l’ACM, (43:4), p. 23-26, 2000.
[2] Holland C. et Light B. (1999) Global Enterprise Resource Planning Practice Consulté le 27 août 2005 : http://csdl2.computer.org/comp/proceedings/hicss/1999/0001/07/00017016.PDF
[3] Somers TM et Nelson K. (2001), The Impact of Critical Success Factors over the Stages of Enterprise Resource Planning Applications, 34th Hawaii International Conference on System Sciences 2001, publié à Hawaii
[4] Holland CP et Light B. (1999), A Critical Success Factor Model for ERP implementation, IEEE Software, mai/juin 1999, p. 30-36
[5] Hammer M. et Champy J. (1994) Reengineering the Corporation, New York, Harper Business.
[6] Kerchevak M. (2005) Five Steps to an ERP Solution, récupéré le 3 septembre 2005 : http://archives.tcm.ie/businesspost/2005/06/05/story5254.asp
[7] Robinson S. (2004) A Developer’s Overview of ERP, consulté le 1er septembre 2005 : http://www.developer.com/design/article.php/3446551